信息化时代打造的模式

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对于面向订单的企业(engineer to order)，如重型机械制造等单件小批生产企业，其特点是产品的供应周期等于甚至大于最终用户的需求周期，约60%的产品成本是原材料成本，从项目早期跟踪、赢得订单、图纸设计、材料采购、加工装配到产品交付。如何在成本、时间和质量的约束下，保证物资的供应可行性和采购提前期，已成为eto企业采购管理的重中之重。

eto企业传统的手工采购方式已经不能满足现代企业运作和采购规模的需要。在信息技术的推动下，电子贸易机会企业逐渐发现了电子采购带来的优势:他们可以充分挖掘市场上的供应商，应用新技术，以接近真实市场条件的价格及时采购，保证供应。通过控制成本、质量、库存、资金占用等。，可以实现低成本运营，直接将采购费用转化为利润，为采购环节创造价值，形成企业在采购中的竞争优势。在信息管理模式下，电子贸易机会企业的采购方式和采购业务重点也向电子采购方向发展。

一、太原重型机械采购招标业务流程分析

2008年，太原重型机械产值达到103亿元，采购金额高达45亿元。涉及原材料、机电设备、零配件、工程建设、办公用品等25000多种商品。平均每年产生5000多份采购订单，每日最低平均订单超过10份。平均而言，采购中心每天要进行8次招标。整个采购部门有200多人对交易工作感到厌倦，交易工作只能靠人工完成。太原重型机械的采购业务流程如图1所示。

整个采购计划来自各生产经营部门和分厂，经审核后下达到采购中心。采购中心作为一个独立的职能部门，负责整个企业的庞大采购任务。公司规定5万元以下的材料采用询价方式采购，5万元以上的材料、设备和工程项目采用招标方式采购。评标过程中尽量采用现有的人工方式，在满足商业和技术指标的基础上，争取最低价格。复杂的人工审批和采购流程导致采购和订购周期长，削弱了企业的竞争优势。采购过程中的质量控制和技术管理重复，管理成本居高不下，因此引入电子采购势在必行。

二、电子采购的系统架构

电子采购起源于美国。其初始形式是一对一的电子数据交换系统(edi)，这是电子商务b2b模式的具体应用。然而，它不仅仅是解决采购问题的技术手段，还涉及供应商的参与、开发和管理。它是利用计算机、多媒体、网络等现代信息技术，通过电子采购软件、拍卖、市场交易等手段进行采购的过程。，使采购者可以通过网络找到合格的供应商和产品，随时了解市场情况和库存情况，在线采购所需的物品，并管理采购订单和采购的在途物品和库存，从而实现采购的自动统计分析，也称为在线采购。

电子采购包括四种方式:目录采购、询价采购、网上招标采购和逆向拍卖采购。企业可以根据采购内容的需要选择不同的方法。它的分类如图2所示。

目录采购是指供应商通过自助目录管理将自己的产品和价格上传到电子采购平台，采购方通过目录自动搜索技术搜索统一的目录，快速查找和比较产品或服务，在供应商价格审批后直接创建目录订单进入审批阶段。批准完成后，供应商收到交货订单，如图3所示。在太原重型机械的应用中，间接采购的材料和服务，如办公用品和间接服务支出，是通过这种采购方法进行的。系统预先建立所需项目和服务供应商的信息和项目细节。所有部门定期向采购部门收集信息，采购部门选择合适的项目。填写订单后，订单自动进入审批流程。批准后，供应商可以接收订单并安排交货。

询价采购是指采购人向供应商分发电子询价单并邀请供应商报价；买方根据供应商的报价与供应商进行多轮谈判。如果供应商的报价基本符合预期标准，买方将在确认供应商后发出订单，签署采购合同，并完成采购活动。该过程如图4所示。在太原重型机械的应用中，采购审批除了业务员的查询外，还应参考供应商库中的价格、专业网站的价格信息、国际市场的价格信息、历史价格、价格趋势分析等信息。如果价格超过市场价格，系统将具有自动报警功能。价格查询和比较系统的辅助决策功能是在最合适的时间向采购人员提供所需的信息，以协助采购决策。

网上竞价是指购买者根据购买需求创建竞价交易。输入技术和商务要素，设置招标需求描述，通过电子采购平台提交给供应商，供应商直接登陆平台响应招标。系统自行监控投标活动。投标结束后，系统根据开标时的报价对供应商进行排序，评标专家根据综合报价等条件推荐供应商，采购方选择中标供应商。该过程如图5所示。在太原重型机械的应用中，主要有两种投标方式，一次报价和二次报价。供应商在规定的开标时间前将电子标书提交到数据库，在开标时统一唱标，由专家现场评审选择中标单位。

逆向拍卖采购，又称招标采购，是采购招标和网上招标相结合的一种采购方式。采购流程如下:采购方发布标准招标项目并定义招标规则，包括产品名称、品牌、规格、数量、交货日期和最高价格等信息；通过资格审查的供应商可以在投标开始前在本投标项目中设置自己的投标策略参数。在指定时间进入投标大厅。正式竞价开始后，供应商可以根据自己定制的降价规则在有限的时间内通过网络平台进行实时竞价，并可以在竞价过程中实时查看自己的排名；投标结束时的报价是每个供应商的最终报价，流程如图6所示。在太原重型机械的应用中，采购方的评标专家看不到供应商的投标过程。在投标期间，评标专家负责评审投标的商务文件和技术文件，根据最终报价和排名进行综合评价和推荐供应商，并结合供应商的供货实力，使采购方能够选择最有竞争力的供应商作为其合作伙伴，通常报价最低的供应商将获得最终的交易机会。

三、eto企业电子采购系统的应用策略

目前，我国大多数eto企业都是大型国有企业，如重型机械制造和造船行业。这些企业的产品具有技术含量高、批量小、品种少、开发生产周期长的特点；采购的特点是资金占用大、采购技术强、采购品种多但批量小、主要零部件依赖进口。作为一个大型企业集团，这类企业采购数万种材料，涉及数千家供应商。因此，这类企业应建立一个完整的基于买方模式的电子采购系统，并以此系统为平台，对整个采购业务流程进行具体操作，包括采购信息收集、审批、网上竞价和电子竞价，使供应链中的物流、资金流、价值流和信息流更加顺畅。

1.对采购物资进行集中分类管理，选择合适的电子采购方式

Eto企业需要采购数万种材料。因此，有必要考虑对所有材料进行合理分类的方法，并对不同的材料采取合适的采购方法。目前，企业在物资采购管理中通常采用 分类对物资进行分类，但abc分类只关注采购金额，忽略了其他重要标准，不能反映物资对企业利润的贡献、企业生产需求的紧迫性以及供应市场上物资的可得性。例如，某一种材料的价值不高，根据 abc分类只能属于c类 ，但市场上供应不足，采购周期较长，因此应放在更重要的位置，如重型机械制造业采购的一些电子元器件；其他材料价值高，企业需要很多，但很容易进入市场，采购周期也很短。例如，重型机械制造业采购的一些原材料在企业的物资采购管理中应该放在不太重要的位置，可以采用比较简单的采购管理方法来节约成本。因此，电子贸易机会企业在实施电子采购时，应该根据适合电子采购的方式对物料进行分类。根据电子采购的分类，本文对物资采购进行了简单的分类，以期起到借鉴作用。

招标采购适用于重大项目采购或影响深远的项目采购，涉及问题广泛，耗费时间、精力和成本，并严格遵循招标程序。因此，不是所有的材料都应该通过招标采购。以太原重型机械为例，招标采购的大部分项目如下:(1)采购金额在5万元以上的材料采购。(2)采购进口配套部件，如电控系统、润滑、液压、密封、轴承等。(3)开发新的供应商，寻找相对较大的材料采购供应商，等等。对于小批量的物资采购，由于成本过高或不能及时满足企业的物资需求，很少采用招标采购。此外，石灰和水泥等产品一般不在互联网上提供，不适合在线招标。

询价和比价采购适用于采购金额在5万元以下的物资采购，包括:(1)大宗采购，即少量物资的集中采购。适用条件是:投标限额以下的单项材料，单个单位采购的数量不大，但往往是所有企业都需要的，或者单项材料价格不高但数量大，如钢丝绳、润滑油、钳工工具等辅助生产材料。(2)直接生产材料的小额采购，如单价低、数量少的零星材料的采购等。

逆向拍卖采购适用于采购量大、采购流程简单、产品标准化、价格因素为主导的产品和新的供应商，如通用零部件、标准件、紧固件、个性化成套设备等。它不适用于卖方市场的产品、基本建设项目、需要技术说明的产品等。

目录采购适用于间接材料采购(mro)，如办公用品和生产设备备件等。其特点是单位数量少、类型多、单位价值低、采购频率高、用户覆盖整个企业的各个部门、供应商多、采购总量大、固定采购成本相对较高。

2.引入纯竞争机制进行电子采购

在电子采购过程中，无论采用何种方式，都应该引入纯竞争机制，营造竞争氛围。这里有几点需要强调:作为一个企业采购经理，首先，很明显，获胜的结果不能偏离市场情况，这来自信息收集部门；当市场价格波动时，要充分发挥企业采购的历史数据。这样可以充分发挥电子采购系统的整合效果，减少采购漏洞的发生。其次，我们无法突破购买者的目标成本，进入全球经济时代。eto企业正逐步向效益型企业发展，因此在采购过程中应保证目标成本管理的实施。最后，在招标采购中引入竞争机制，在满足要求的情况下低价中标。

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