在变革与实施中制胜

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基于某大型钢铁企业集团实施集中采购的实际案例，研究了集中采购战略环境下组织结构的改革方法和思路，分析了采购组织结构改革给企业带来的可能收益，并在此基础上探讨了改革成功的关键因素。

在供应链中，采购连接上游和下游的相邻节点，以沟通生产需求和材料供应。采购是企业重要的生产经营活动，如何加强采购活动的管理，对于控制企业支出、降低企业经营成本具有重要的现实意义。

目前，集团企业有三种常见的采购策略:分散化、集中化和集中/分散化。这三种采购策略各有特点，其中分散采购灵活，决策反应迅速，采购人员对部门的经营环境有很好的了解，能够支持产品开发；集中/分散采购战略保留了集中采购的好处和专门知识，同时能够快速响应车间和部门的采购要求。但是，采购组织的建立和分工比较复杂，容易造成企业内部采购工作的混乱；集中采购有一些明显的比较优势，特别是当一个企业有多个采购组织时。具体表现如下:1 .它有利于企业采购战略、政策和目标的实施。由于不是以直接盈利为目的，采购工作能够更好地反映集团的意愿，发挥集团采购的控制作用；2.采购规模经济的实现。采购中心在组织大宗商品采购方面具有明显的优势。通过集中和合并类似项目形成采购规模，显然比分散采购更有可能获得供应商提供的优惠价格和优质服务；3.集团经营专业化。集团采购由具有专业采购知识和技能的专门组织和人员进行，这将加强集团采购活动的专业化和标准化，从而确保采购的效率和质量；4.采购活动的集中监督和管理。集团监管部门通过加强对采购中心业务发展、主要采购项目、采购计划完成情况及效益评估的监管，可以轻松掌握集团采购业务的主要环节。

在《战略与结构》一书中，钱德勒得出了一个著名的结论:“公司战略将决定其组织结构”，这表明了战略决定结构和适应战略的结构之间的内在联系。不同的采购策略通常意味着企业需要设计和采用不同的采购组织结构。因此，要全面实施集中采购战略，首要任务是考虑采购组织结构的适应性变化，并将采购组织结构的变化与企业的内外部环境有机结合起来。

分散采购策略的四大弊端

中国某大型钢铁企业集团过去采用集中/分散采购策略，其采购组织结构是集中和分散相结合的，如图1所示。

原有的采购策略对集团的发展起到了一定的作用，但随着内外部环境的变化，这种集中/分散的采购策略已经不能满足集团采购工作的需要，具体表现在以下几点:

1.本集团没有统一的设备、备件和材料采购组织。除通过集团下属的国际贸易公司进口大宗原材料外，二级单位的采购部门应独立完成大部分采购工作，不能体现集团采购的规模经济。

第二，二级单位内部的采购职能分散。采购活动通常分布在采购部、工程设备采购部、投资部等部门，采用不同的采购策略、采购政策、采购标准和供应商管理方法等。，导致采购产品质量参差不齐，整个采购管理混乱。

第三，战略采购的比例较低，资源采购(负责寻找供应商)和执行采购(负责与供应商的贸易和其他相关工作)之间没有区别。企业中的供应商和用户自助程度较低，采购人员通常忙于事务性工作，很难充分发挥采购的潜在效益。

四、一般区分国内和外贸采购，不能进行全球供应商选择和优化。

集中采购机构改革的五步规划

通过分析组织内部的采购现状，结合行业最佳实践，组织变革指导委员会对采购组织进行了改革(如图2所示)，主要思路如下:

1.以贸易公司为核心，进一步整合采购职能，将集团内二级单位的采购权集中到贸易公司，建立集团级采购中心。建立统一的采购方向、战略、核心价值观、运作原则和指导方针，各部门使用相同的采购政策、供应商管理方法、绩效考核方法、人员培训方法和统一的it平台。

二、全面检查服务采购的管理和运行情况，将外包、咨询服务采购和基础设施服务采购纳入采购管理范围。

第三，建立可行的监督和激励机制，逐步将集团采购建设成为支持全球采购、实施全球供应商管理的采购组织。也就是说，集团采购应按材料专业进行划分，负责某一种材料的采购员应负责这种材料的国内外采购和供应商管理。

4.重新设计采购组织的内部结构，将采购中心划分为采购部、执行部和管理支持组。采购部门作为内部供应链流程的起点，负责内部供应链的总成本，不断探索整个流程的改进机会，并与其他部门合作，为公司争取最大价值。管理支持团队为采购部门和执行部门提供相应的管理支持工作，如流程管理。

5.采购机构改革后，采购应被视为企业的流程部门，而不是职能部门。采购需求与生产和维护策略密切相关，并计划发挥杠杆作用；每个职位都需要定义增值领域；利用信息技术促进过程自动化；必须配合绩效评估和奖励计划，对人员技能进行最佳安排；配合新的采购组织结构，设置新的岗位职能，明确相应的能力和质量要求；推行以过程为中心的文化，打破部门标准和官僚作风。各个部门的工作描述和技能描述如下表所示。

变革给企业带来的六大好处

实施上述采购组织变革将为本集团带来以下好处:

一、能够对整个公司的所有采购费用进行统计分析。只有这样，公司才能全面研究支出，优化采购成本，加强监控。

二是采购效率提高。采购工作由专业买家进行，提高了采购工作的准确性和及时性；与此同时，采购和执行之间的相对分离使买家能够专注于增值活动，并更快地响应客户的需求。

第三，降低管理成本。统一的组织、统一的流程和操作系统、统一的监控系统和统一的it系统将降低整个公司的采购运营管理成本，包括业务人员成本、管理人员成本、办公运营成本、it系统成本等。

四、充分利用共同的供应商基础，降低供应风险。通过集团供应仓库的统一管理，我们可以共享优秀的供应商，进行及时的风险预警；供应商发展和关系管理的统一战略降低了供应商发展的成本，增加了发展良好供应商关系的可能性。

五、提高买家的素质和能力。一个统一的采购组织可以统一规划和培训买家的职业生涯，让买家有更大的发展。

六、提高采购管理水平。集团可以统一管理采购工作，对采购运作进行全面的评估和监督。

企业实施集中采购的四点建议

目前，我国大型企业集团采购仍存在许多问题，如随机采购、透明度低、管理权责不清等。解决这些问题的一个可行途径是将采购策略从分散采购策略转变为集中采购策略；同时，也要求集团对组织的采购工作进行统一、规范和有力的管理。具体来说:

首先，有必要明确采购机构改革的目的。采购组织结构的改革是企业内外部环境变化的要求。它是以采购战略的转变为基础的，采购组织改革的目标必须与转变后的采购战略相结合来制定。在上述案例中，本集团在分析现有采购方式不足的基础上，借鉴同行业国际企业的最佳做法，制定了采购组织改革的目标。

第二，高级管理层确认变更方向和计划，并进行沟通和传达。采购职能的整合和采购组织内部运作结构的重组将面临巨大阻力，高层领导的支持是改革成功的关键因素。在上述情况下，集团领导给予了全力支持，并成立了专门的项目变更指导委员会，所有集团领导都加入了该委员会，并定期与组织变更项目团队进行沟通。

第三，合理选择实施团队。采购机构的改革将涉及不同的部门和不同的领域。公司实施采购组织结构改革时，应建立一个全面的项目团队，由高级经理负责提供预算，帮助消除实施中的内部障碍；项目经理负责整个实施计划的总体规划和安排；项目团队成员分工明确，能够结合第三方供应商为各种任务提供咨询和专家建议。在上述情况下，本集团成立了一个拥有重大权利的专门组织变革项目团队，并多次与高校和咨询机构就采购战略和组织变革进行有效合作。

第四，我们必须制定一个详细的实施计划。同时，项目管理方法和工具可以用来控制时间进度、资源分配和成本。项目团队还应建立固定的会议联系制度，以确保实施团队和高级领导对当前工作和项目进展有清晰的了解。在上述情况下，采购组织变更项目组制定了详细的变更路线图，并及时与项目指导委员会沟通，有效保证了变更项目的顺利完成。