软件、采购谁管谁

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通过管理软件的应用，可以对物资采购计划管理、供应商管理、价格管理、进出核算等管理进行有效监控，进一步堵塞管理漏洞。

为企业采购管理提供及时准确的信息，从而对市场变化和企业需求做出快速反应和正确决策，是企业提高采购管理水平的有效途径和必然选择。

为了进一步加强采购管理，经过比较和选择，林锴集团最终选择了基于国内著名管理软件供应商金蝶公司k3软件构建采购管理信息系统。

信息系统的实施步骤

1.建立管理体系，进行系统培训

结合实际情况，建立健全k3系统运行管理体系，明确管理流程，落实管理职责，确保k3系统管理软件的正常运行和采购信息的及时传递，从而提高k3采购管理系统的运行效率。

开展系统培训，重点是系统操作员培训和管理人员培训，确保系统操作员和管理人员掌握和熟悉k3系统管理软件的功能，同时配备专职计算机管理人员对网络设施和硬件设备进行专业维护，确保网络畅通和服务器正常运行。

2.明确企业内部管理职责

综合管理部负责物料基础数据的设置(包括数据初始化和新物料设置)、物料编码管理、单据编码管理、k3系统中物料单据业务流程的监控和评估，以及根据管理需要对请购单进行二次审核。

供应仓储部负责组织采购申请、出库申请、仓库调拨订单的录入和初审，同时根据仓库管理的要求，定期进行k3系统的库存调整和盘点。

材料采购部负责组织新材料的输入、初步评审、市场询价，并负责起草采购订单、采购入库单、收货验收单和供应商供货信息的材料编码。

财务部负责组织外协入库单和出库领料单的二次审核，采购发票的录入和审核，入库和出库存货的核算以及k3系统的库存盈亏调整。

3.确定材料代码的编制方法和管理程序

物料编码以简洁的数字或符号表示相同品种和规格的物料，便于物料管理、跟踪和查询。企业物料编码采用分级阿拉伯数字编码方式，即按照物料类别、主要属性、品种和项目、规格型号等分类顺序进行编码。物料编码一般采用五级分层编码。在磷开放的系统实施中，物料编码采用以下管理程序:

物料编码初始化工作基于企业编制的企业价格编码表进行分类编码，编码结果通过计算机excel电子表格记录，物料编码初始化工作通过k3系统的基础数据导入导出模块进行。

对于新品种的材料，材料采购部应在现行《企业价格编码表》的基础上提出新的编码。同时，材料采购部应及时提供必要项目的材料编码，如建议编码、材料类别、材料名称、规格、计量单位、市场价格等。

综合管理部根据当前物资采购部门的要求，对新代码逐一进行审核，并通过系统设置子系统和物资操作平台输入新代码。

对于正常月度采购计划中的新材料品种，新编码录入生效后，由材料采购部组织采购。

对于因工艺变更、技术进步或参数输入错误导致的材料编码作废或报废，综合管理部应通过停用k3系统中的材料管理功能来停用材料编码。

物资采购、供应和储存部门应当按照“一物一场”的原则组织新材料的采购、储存和供应。

综合管理部是k3系统中物料编码管理的权限部门，专业部门不得擅自修改物料编码及其基本参数。

4.实施业务文档管理

文件编号一般由五级代码设置，每级为两位数字。它们是:一级代码是年数，二级代码是月，三级代码是单位，四级代码是部门，五级代码是单据序号。

单据管理主要是对原始凭证进行管理，如请购单、收货验收单、出库申请单等，并根据单据的不同业务内容和归属进行管理。

文件管理流程如下:

请购单由供应仓储部根据库存情况，根据材料采购计划，通过k3系统的采购管理模块手工录入。请购单受两级审计制度的制约。一级审核由供应仓储部进行，二级审核由管理部根据物资管理的需要进行。

采购订单基于请购单，按照“质量比较和信誉比较”的要求，物资采购部在采购业务发生前，通过k3采购管理系统平台记录并传递采购物资的采购价格、到货日期、供应商等采购操作信息。同时，采购订单严格实行集中定点采购，即物资采购部门筛选上级供应商，上级供应商根据订单清单组织供应。

收货验收单以采购订单为基础，以收货质量验收为前提。采购业务完成后，入库时间、供应商、品种规格、入库数量、入库仓库、采购价格等入库信息通过k3采购管理系统平台进行记录和传输。

出库领料单根据企业内部物资使用计划和出库领料单，通过k3仓储管理系统平台记录并传递出库时间、出库仓库、领用部门、领用数量、发出物资的材料成本等信息，是库存核算和材料核算的重要依据。出库领料单实行两级审核制度。一级审核由供应仓储部负责人进行，二级审核由企业财务部专业人员进行。

采购发票以采购合同、采购订单和收据为基础，根据供应商提供的发票，通过采购管理系统平台记录和传递采购物资的供应商、供货数量、供货价格、供货金额、进项税和杂项费用等信息。它也是采购成本核算和对外支付结算的重要依据。采购发票实行两级审核制度，当月采购的材料和发票应在当月就地记录。

5.坚持检查和评估

根据k3系统的运行管理体系，企业综合管理部坚持定期对k3系统采购管理的运行情况和运行效果进行监督、检查和评估；企业监管部门根据相关制度，对k3系统运行管理中的违规行为进行查处；采购管理软件用户定期检查自己部门k3系统的运行情况。

采购管理信息化的有效性

1.采购管理的理念和手段发生了变化，采购信息传递的方式和渠道也发生了变化，使企业采购管理信息传递更加快捷，领导决策更加优化，从而提高企业管理效率和采购管理水平。

2.通过根据物料编码录入相关数据，直接生成凭证和自动生存相关报表，保证了数据的准确性，实现了物料管理和成本核算的高度统一，减少了重复劳动，提高了工作效率。

3.计算机网络管理的实施有效地监控了物资采购计划管理、供应商管理、价格管理、进出口核算管理，进一步堵塞了管理漏洞。

4.充分发挥内部计算机网络的作用，使企业采购管理能够共享资源和信息，通过信息系统可以随时掌握数千种物资的采购和库存情况，促进了企业采购管理基础工作的加强和企业采购人员综合素质的提高。